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随着农村财务委托代理制的推行,会计电算化工作稳步推进。但手工粘贴原始凭证仍是现阶段会计工作的基本内容,也是财会人员应知应会的一门业务技术,不可丢弃。笔者结合日常工作经验,在此对原始凭证粘贴的具体方法及注意事项作一总结。
一、粘贴纸和胶水的选用
粘贴纸又叫“托纸”,它是原始凭证装订后依附的主体,一般要求:一是要用木质纸;二是规格应等于或略小于记账凭证的尺寸,一个年度内的规格必须一致;三是纸质适中,要有韧性,太厚不利于翻阅,又影响美观,太薄则容易破损。平时,可比照记账凭证的规格切制一批粘贴纸备用,也可把废弃的记账凭证用作粘贴纸。
粘贴凭证应选择优质的财会专用胶水,不得使用过期或变质的胶水,否则会影响粘贴的牢固度,造成凭证脱落。
二、分类粘贴
原始凭证粘贴的规则是:从下向上,从右向左,齐线齐边,超大剪折。具体操作时,只需粘牢原始凭证的左侧部分,不用将背面全部贴实,同时要将褶皱的凭证摊开、压平,对破损的凭证还要进行修补。如能将凭证按顺序号或日期稍作编排更好。
粘贴前,可以先对凭证进行分类整理,以粘贴纸规格为标准,可分为一般凭证、同规格凭证、超大凭证三种。
粘贴一般凭证。实际工作中,一般凭证数量最多。此类凭证经过初步编排后,按照“从下向上,从右向左”的方式粘贴。首先从粘贴纸的右下角开始,齐线齐边的下贴一张、上贴一张,适度左移后再下贴一张、上贴一张,粘贴的距离根据凭证数量的多少来确定,但必须在粘贴纸左侧留出装订的位置。尺寸太小的凭证如汽车票,可按下、中、上或右、中、左的方式进行复式粘贴,但不得累压粘贴。如果凭证数量少,可下贴一张、上贴一张或右贴一张、左贴一张;但凭证数量多时,就要均匀排列,不能贴成“大肚子”。必要的时候,可多次重复使用粘贴纸。有时,粘贴的凭证较多会使装订位置变得很单薄,此时应在装订位置粘贴“衬纸”加厚。衬纸的大小和厚薄可根据装订位置的长短和凭证的厚度确定,衬纸要一折一退迭成坡状,与装订位置齐线齐边,不能形成“锯齿”。 粘贴同规格凭证,一般情况下,与粘贴纸大小完全相同的原始凭证较少,要么长度相同、要么宽度相同。长度相同,考虑粘贴的宽度;宽度相同,则考虑粘贴的长度。剩下的步骤,可以参照一般规格凭证的粘贴方法。
粘贴超大凭证。工作中,还会遇到规格比粘贴纸大很多的原始凭证或“附件”,在具体粘贴时先要进行分类:不影响主要内容的,可将多余部分修剪后再粘贴;不可修剪的,只能通过折叠的办法处理,除特殊情况外,一般方法为齐左折右或齐上折下,并要在装订位置适度粘贴,右折和下折位置要留有余地,以免日后凭证磨损。
需要指出的是,在具体操作时,要根据不同情况灵活运用粘贴方法,同时,还要学会加用粘贴纸来解决特殊问题。
粘贴好的原始凭证与记账凭证一起加封面进行装订,装订后要达到“四边齐、表面平、无凹凸、书本型”的标准。